Van de bestuurstafel…

Agenda Jaarlijkse Algemene Vergadering COVS

door PIETER-JAN JANSSEN

secretaris COVS-Nederland


Datum : Zaterdag 18 mei 2019

Aanvang : 10.00 uur (verwacht einde: 13.15 uur)

Locatie : Clubhuis Gorinchemse Scheidsrechtersvereniging,

Kleine Schelluinsekade 5B, 4204 TZ Gorinchem, telefoon 0183-621392

Alle vergaderstukken zijn op de website www.covs.nl geplaatst én per e-mail verzonden aan de secretarissen van de COVS lid-verenigingen, op 18 april 2019.

AGENDA

1. Opening en welkom door de voorzitter.


2. Mededelingen en ingekomen stukken.


3. Notulen van de Jaarlijkse Algemene Vergadering van 8 september 2018.

Tekstuele en/of inhoudelijke opmerkingen graag vooraf doorgeven via secretaris@covs.nl.

(zie bijlage 03)


4. Jaarverslag 2018 van de secretaris van COVS Nederland.

Tekstuele en/of inhoudelijke opmerkingen graag vooraf doorgeven via secretaris@covs.nl.

(zie bijlage 04)


5. Jaarverslag 2018 van de penningmeester van COVS Nederland en Voorstel toewijzing resultaat.

Inhoudelijke opmerkingen graag vooraf doorgeven via penningmeester@covs.nl.

(zie bijlage 05)


6. Controle financiële administratie.

a. Verslag controle financiële administratie 2018.

(zie bijlage 06a)

b. Schema controle financiële administratie.

(zie bijlage 06b; reeds vastgesteld op 16 mei 2018)


7. Intermezzo.


8. Besluitvorming ingediende voorstellen.

Iedere vereniging kan tot veertien dagen voor de Jaarlijkse Algemene Vergadering (derhalve vóór 4 mei 2019) voorstellen indienen die tijdens deze vergadering besproken zullen worden volgens het model in de bijlage.

(zie bijlage 08: blanco model ingediende voorstellen)

a. Lidmaatschappen.

(zie bijlage 08a)

b. Data lidmaatschappen.

(zie bijlage 08b)


9. Update door portefeuillehouders.

a. Belangenbehartiging (door portefeuillehouder Pol Hinke).

b. Spelregels (door portefeuillehouder Johan Suurd).

c. Werving en behoud (door portefeuillehouder René Kiebert).

d. Media (door portefeuillehouder Arthur Smits).

e. Technische zaken en toernooien (door portefeuillehouder Johan Suurd).

f. Sponsoring (door portefeuillehouder Tomy Klein Zieverink).

g. Juridische zaken (door portefeuillehouder Ron de Bruin).


10. Activiteitenplan COVS.

(zie bijlage 10 Kerntaken COVS; reeds vastgesteld op 4 juni 2016)

(zie bijlage 10: Meerjarig activiteitenplan COVS 2016-2020; reeds vastgesteld op 4 juni 2016)

a. Voortgang activiteitenplan COVS 2019.

(bijlage 10a)

b. Vaststelling activiteitenplan COVS 2020.

(bijlage 10b)


11. Vaststellen financiële verplichtingen voor het boekjaar 2020.

Het landelijk bestuur stelt de Algemene Vergadering voor om de contributie voor 2020 vast te stellen op € 15,00. Tijdens de JAV 2018 is de contributie voor 2019 vastgesteld op € 18,00.

(zie bijlage 11)


12. Vaststellen financiële prognose 2021 en 2022.

(zie bijlage 12)


13. Bespreking Landelijke Spelregelwedstrijden van COVS Nederland.

(zie bijlage 13-14: overzicht activiteiten afgelopen jaren)

a. Spelregelwedstrijden voor juniorenteams.

De landelijke spelregelwedstrijd voor juniorenteams van 2019 zal op zaterdag 1 juni 2019 worden georganiseerd door de COVS Apeldoorn.

Er hebben zich geen groepen gemeld voor de organisatie van deze landelijke finale in 2020. Namens de LCS stelt het landelijke bestuur de Algemene Vergadering voor om de landelijke finale voor 2020 vast te stellen op zaterdag 6 juni 2020. Het landelijk bestuur verzoekt om een mandaat te krijgen om voor de organisatie een groep of combinatie van groepen te benaderen.

Eventuele districtsfinales kunnen worden gehouden op 16, 17, 18 of 19 april 2020.

b. Spelregelwedstrijden voor COVS-teams.

De landelijke spelregelfinale voor COVS-teams van 2019 zal op zaterdag 15 juni 2019 worden georganiseerd door de COVS Enschede.

Er hebben zich geen verenigingen kandidaat gesteld voor de organisatie van deze landelijke finale in 2020. Namens de LCS stelt het landelijk bestuur de Algemene Vergadering voor om de landelijke finale voor 2020 vast te stellen op zaterdag 13 juni 2020. Het landelijk bestuur verzoekt om een mandaat te krijgen om voor de organisatie een groep of combinatie van groepen te benaderen.

Het landelijk bestuur stelt voor om de districtsfinales vast te stellen op 2, 3, 4 of 5 april 2020.


14. Bespreking Landelijke Kampioenschappen Voetbaltoernooien van COVS Nederland.

(zie bijlage 13-14: overzicht activiteiten afgelopen jaren)

a. Nederlands Kampioenschap Zaalvoetbal van COVS Nederland.

Voor de organisatie van dit NK Zaalvoetbal heeft de COVS Venlo zich als enige kandidaat gesteld. Omdat de sporthal hiervoor tijdig vastgelegd moet worden, heeft het landelijk bestuur besloten om de organisatie aan de COVS Venlo toe te kennen. Dit NK zal gehouden worden op zaterdag 18 januari 2020 te Panningen.

Het landelijk bestuur stelt aan de Jaarlijkse Algemene Vergadering voor om dit besluit formeel te bekrachtigen.

Vanwege het tijdig moeten vastleggen van de sporthal stelt het landelijk bestuur voor om een kleine aanvulling te maken op het besluit van de Jaarlijkse Algemene Vergadering van 8 september 2018 met betrekking tot punt 09b Roulatieschema landelijke toernooien. Voorgesteld wordt om de datum voor het kandidaat stellen van de organisatie van het NK Zaalvoetbal van 1 november naar voren te trekken naar 1 april (van het tweede kalenderjaar voor het toernooi). Voor de overige toernooien kan de datum van 1 november (van het tweede kalenderjaar voor het toernooi) blijven staan.

Er hebben zich (nog) geen verenigingen kandidaat gesteld voor de organisatie van het NK Zaalvoetbal in 2021. Het landelijke bestuur stelt de Jaarlijkse Algemene Vergadering voor om dit NK vast te stellen op zaterdag 17 januari 2021. Het landelijk bestuur stelt voor om als overgangssituatie alle groepen de gelegenheid te geven om zich tot 1 oktober 2019 kandidaat te kunnen stellen voor deze organisatie. Het landelijk bestuur verzoekt tevens om een mandaat te krijgen om na deze datum de organisatie aan een van de groepen die zich kandidaat gesteld hebben toe te wijzen of indien er geen aanmeldingen zijn hiervoor een groep of combinatie van groepen te benaderen.

b. Nederlands Kampioenschap Veldvoetbal van COVS Nederland.

Het NK Veldvoetbal van 2019 zal op zaterdag 22 juni 2019 worden georganiseerd door de COVS Enschede.

Er hebben zich geen verenigingen kandidaat gesteld voor de organisatie van het NK Veldvoetbal in 2020. Het landelijk bestuur stelt de Algemene Vergadering voor om dit NK voor 2020 vast te stellen op zaterdag 20 juni 2020. Het landelijk bestuur verzoekt om een mandaat te krijgen om voor de organisatie een groep of combinatie van groepen te benaderen.


15. Intermezzo.


16. Verkiezing leden permanente commissies COVS, in overeenstemming met de reglementen.

(zie bijlage 16: huidige bezetting van de commissies)

Het landelijk bestuur stelt voor om voor de commissiesamenstelling af te stappen van de indeling aan de hand van de districten, maar kandidaten van de permanente commissies te benoemen aan de hand van kwaliteiten en interesses.

a. Tuchtcommissie COVS Nederland.

Robert Domhof (West 2) is reglementair aftredend. Hij stelt zich niet herkiesbaar.

Met ingang van 2019 is het lidmaatschap van Johan Elsinga (Noord) bij de COVS geëindigd. Vanaf dit jaar is hij daarom ook geen lid meer van de tuchtcommissie. Er zijn nog geen kandidaten gevonden voor de invulling van deze vacatures. Het landelijk bestuur verzoekt om een mandaat te krijgen om tussendoor een geschikte kandidaat te kunnen benoemen voor de vacatures in deze commissie

b. Commissie van Beroep.

Robbert de Graaf (Zuid 2) is reglementair aftredend en herkiesbaar. Het landelijk bestuur stelt de Algemene Vergadering voor om Robbert de Graaf voor een periode van drie jaar te herbenoemen. Daarnaast verzoekt het landelijk bestuur om een mandaat te krijgen om tussendoor een geschikte kandidaat te kunnen benoemen voor de vacature in deze commissie.

c. Redactiecommissie De Scheidsrechter.

Leo Blank is reglementair aftredend. Arie den Dulk is reglementair aftredend in 2020. Samen hebben ze aangegeven het jaar 2019 nog als redactie af te willen maken, maar met ingang van 1 januari 2020 te stoppen. De Commissie Media is momenteel druk bezig om te komen tot een andere invulling via de website en social media.

d. Landelijke Commissie Spelregels (LCS).

Wim Broekhoven (Zuid 1) en Klaas Smith (Noord) zijn reglementair aftredend. Wim Broekhoven heeft inmiddels zijn taken bij de LCS beëindigd en overgedragen aan Jean-Pierre Loontjens. Klaas Smith stelt zich niet herkiesbaar, maar heeft aangegeven om de taken waar te nemen totdat er een opvolger is gevonden. In de vorig jaar ontstane vacature van Zuid 2 is tot op heden geen kandidaat uit Zuid 2 gevonden. Jörn te Kloeze (West 1) heeft op ad interim-basis in de LCS plaatsgenomen. Het landelijk bestuur stelt de Algemene Vergadering voor om Jean-Pierre Loontjes voor een periode van drie jaar te benoemen en Jörn te Kloeze voor een periode van één jaar (omdat hij in het aftredingsschema van Zuid 2 zal plaatsnemen). Daarnaast verzoekt het landelijk bestuur om een mandaat te krijgen om tussendoor een geschikte kandidaat te kunnen benoemen voor de vacatures in deze commissie.

e. Landelijke Commissie Informatisering en automatisering (LCI).

Het landelijk bestuur stelt voor om de LCI in ongewijzigde vorm te continueren.

Iedere vereniging kan tot veertien dagen voor de dag waarop de Jaarlijkse Algemene Vergadering wordt gehouden (derhalve vóór 4 mei 2019) tegenkandidaten stellen, met een door de kandidaat ondertekende verklaring dat hij/zij een eventuele benoeming aanvaardt.


17. Verkiezing leden Bestuur COVS Nederland.

(zie bijlage 17: de huidige samenstelling van het landelijke bestuur)

Op grond van artikel 8 van de Statuten van de COVS zijn volgens rooster aftredend penningmeester Jos Straver, bestuurslid Johan Suurd (vertegenwoordiger district Noord) en bestuurslid Arthur Smits (vertegenwoordiger district Zuid 1).

Het landelijk bestuur draagt voor aan de Algemene Vergadering:

- om Jos Straver in de functie van penningmeester te herbenoemen voor een periode van drie jaar.

- om Johan Suurd namens het district Noord te herbenoemen voor een periode van drie jaar; De herbenoemingen van Johan Suurd wordt ondersteund door de lid-verenigingen uit het district Noord.

- om Arthur Smits namens het district Zuid 1 te herbenoemen voor een periode van drie jaar; De herbenoemingen van Arthur Smits wordt ondersteund door de lid-verenigingen uit het district Zuid 1.

Daarnaast heeft voorzitter Pol Hinke aangegeven zijn bestuursfunctie tussentijds te zullen neerleggen. Het landelijk bestuur stelt aan de Jaarlijkse Algemene Vergadering voor om Ron Sotthewes voor een periode van één jaar te benoemen als bestuurslid COVS Nederland in de functie van voorzitter, omdat hij tussentijds instapt in het aftredingsschema van de voorzitter. De benoemingen van Ron Sotthewes wordt unaniem ondersteund door het landelijke bestuur.

(zie bijlage 17: aanvaardingsbrief Ron Sotthewes)

Tenslotte is bestuurslid Frank Sanders (vertegenwoordiger district Oost) per 8 april 2019 tussentijds afgetreden. Helaas is er voor het district Oost nog geen kandidaat gevonden voor de invulling van de vacature na het aftreden van Frank Sanders.

Ieder district kan tot veertien dagen voor de dag waarop de Jaarlijkse Algemene Vergadering wordt gehouden (derhalve vóór zaterdag 4 mei 2019) een kandidaat stellen voor de benoeming als districtsvertegenwoordiger in het landelijke bestuur, met een door de kandidaat ondertekende verklaring dat hij/zij een eventuele benoeming aanvaardt.

Een combinatie van minimaal drie lid-verenigingen kan tot veertien dagen voor de dag waarop de Jaarlijkse Algemene Vergadering wordt gehouden (derhalve vóór zaterdag 4 mei 2019) een kandidaat stellen voor een functie in het dagelijkse bestuur. Een door de kandidaat ondertekende verklaring dat hij/zij een eventuele benoeming aanvaardt dient hierbij gevoegd te worden.


18. Vaststelling jaarlijkse algemene vergadering 2020.

Door het landelijk bestuur wordt voorgesteld om de jaarlijkse algemene vergadering van 2020 vast te stellen op zaterdag 16 mei 2020 bij de COVS Utrecht.


19. Rondvraag.

Het landelijk bestuur vraagt de lid-verenigingen om eventuele vragen vooraf schriftelijk (via e-mail secretaris@covs.nl) te stellen, zodat de beantwoording kan worden voorbereid.


20. Afscheid voorzitter Pol Hinke.


21. Sluiting.

Namens het landelijke bestuur COVS Nederland,


Pol Hinke, voorzitter,

Pieter-Jan Janssen, secretaris,

Jos Straver, penningmeester.